Toda La base del cálculo del
inventario deriva de lo que se conoce como FORECAST o Pronostico de Ventas,
este sistema es el más usado en el bajo mundo de los inventarios para Por medio
de este Oráculo prever que se va a vender durante el año y compramos de tal
suerte que podamos satisfacer este pronóstico.
Y de donde sale semejante dejado
de sabiduría se preguntaran?, acaso un departamento de Economistas y matemáticos?
LA respuesta es NOOOOO. El FORECAST viene del departamento de VENTAS, así es
amigos y déjenme contarles como he visto yo que se hace.
Primero que nada siempre hay un
numero como bajado del cielo que representa los buenos deseos de la compañía,
es decir se declara que para el siguiente año las ventas serán de,
digamos, 100 Millones de dólares y de
ahí empieza el aquelarre de Ventas y como sudoku empiezan a ajustar la cantidad
de cada modelo que se va a vender en el año y lo van acomodando atreves de los
meses para más o menos balancear las ventas, de aquí se ponen las famosas METAS
u OBJETIVOS de ventas y ya con este banderazo del HHH departamento de ventas el
sistema de Materiales MRP o como quieran llamarle empieza a calentar motores.
Si ya sabemos que vamos a vender
el sistema mágicamente convierte productos en subensambles y subpartes y se
hace lo que se conoce como explosión de BOM (Bill of Materials, que es la lista
de todas las partes que componen dicho producto), se ajustan los inventarios se
giran las ordenes de compras por adelantado para cumplir con los tiempos (A
veces con 6 meses o más de adelanto).
Todo esto suena genial, el único
pero y que la experiencia nos ha enseñado es que el FORECAST es eso un
Pronostico el cual muy Seguramente no se va a cumplir, y como nosotros los de
materiales tenemos que sacar los materiales para la producción lo que hacemos
es lo que se conoce cono ACOLCHONARSE es decir comprar más material de lo
necesario y así subimos el Inventario porque prefiero que me regañen por tener
material de mas y no porque la línea de producción se paro porque yo no hice mi
chamba de tener el material en bodega (Por alguna razón NUNCA es culpa de
ventas).
Otro mecanismo para controlar el
material es que a cada pieza le ponemos unos límites llamados Máximo y Mínimo, es decir que si el material se consume y
llega a dicho nivel mínimo el sistema MRP o el que sea manda una orden de
compra automática para llenar el almacén pero que nunca se pase del Máximo.
Adelante veremos este concepto.
Vamos viendo soluciones usando Algunas
técnicas avanzadas.
Primero veamos el FORECAST, por
razones matemáticas el pronóstico tiende a ser más exacto al principio de la
proyección que al final, imagina que te pregunto cómo va a estar el clima
mañana, lo que vas a hacer es ver el clima de hoy (37 Centígrados) y tú con
mucha seguridad, después de ver el pronóstico del tiempo, checar twitter,
weather cannel etc dirás va a estar muy caliente más o menos 37 grados máxima,
y muy probablemente tu pronostico va a ser muy acertado, pero que tal si te
pregunto cuál va a ser la temperatura pero de hoy a un año adelante, pues la
verdad lo mismo da que tires un volado al aire porque le vas a fallar. (Como
dicen por ahí “Ni yendo a bailar a Chalma).
Lo que se tiene que hacer es
calcular el FORECAST de manera continua y recalculando constantemente,
¿Cómo? Fácil, si para pronosticar el
año presente usante la información de
años pasados, utiliza la misma información pero más reciente y haz lo que en
estadística se conoce como REGRESION, así es la misma que te enseñaron en tu cursito de 6 sigma que ponías numeritos en
Minitab y te daba unos factores y podías INTRAPOLAR es decir generas un modelo
que funciona dentro de los límites establecidos, ahora llevando esta idea mas allá,
que pasa si EXTRAPOLAMOS, es decir tratamos de calcular valores fuera de los límites
temporales establecidos originalmente, y que pasa si incluimos además de la
información del consumo inmediato anterior , algunos datos relacionados como
mercado de los metales , índice de la Bolsa de valores de nuestros clientes y
proveedores, Aquí la sugerencia es que integres tantos datos como te sea
posible poner y hacer una REGRESION NO LINEAL con todos estos factores y ya está,
tendrás un FORECAST mucho más exacto (Alguna vez lo hice para una pizzería
querían saber cuánta masa y queso debían preparar con días de anticipación y
los factores más importantes son Día de la semana; el domingo se vende más que
martes, los días de quincena (15 y 30 o31) cuando juegan los equipos locales, o
Futbol americano etc). Vamos a subir la vara y decir que usaremos una REGRESION
MULTIPLE NO LINEAL (De hecho recomiendo una regresión lineal exponencial y lo
que hace es que le da más peso a los datos más recientes que a los que tienen más
tiempo.)
Otra técnica muy útil es utilizar
un sistema donde se modele nuestro sistema, el más efectivo que he visto es
usar Método Montecarlo Cadenas de Markov MCMC
y simulas el sistema y ves cual es el mejor escenario y peor escenario y
usando un poco de Calculo Estocástico se
generan excelentes modelos
Los dos puntos importantes son:
1. Obtener
la mayor información posible de cómo se están moviendo nuestros productos en el
Mercado y usar esa información para generar el Pronóstico de forma constante.
2. Usar
información de otros lugares que impacten en mayor o menor medida a la
regresión, (Índice NYSE, Precios metales, Índice de Confianza, Inclusive
información sobre el clima)
De esta forma como nuestro
FORECAST es más exacto, no tenemos que ACOLCHONARNOS tanto con tanto material y
excesos de inventario.
Otra metodología que se me hace
muy interesante (Y primitiva) es usar el sistema Mínimos -máximos para decidir cuándo
comprar materia prima y para evaluar vamos a apoyarnos en una rama de la
ingeniería que se conoce como TEORIA DE CONTROL.
En teoría de control a este tipo
de control se le conoce como ON- Off que es el control que usan casi todos los
climas de ventana, es decir se prende el compresor para enfriar hasta que llegue a un mínimo de temperatura y
se vuelve a prender cuando llega al máximo temperatura programada, on-off ,
on-off, on-off, on-off, on-off, on-off
etc.
Le teoría de control nos
proporciona sistemas más avanzados para controlar el nivel de inventarios que
solo ON OFF, existe por nombrar algunos Proporcional Integral derivativo (PID)
o RST, lógica difusa, sistemas inteligentes etc.
No iremos tan lejos pero vamos a
usar un sistema On OFF modificado y se parece
mucho a la función de pérdida de Taguchi, donde los limites no son rectos sino
que tienen una pendiente exponencial
Solo voy a exponer la idea y si
te interesa o le escarbas tantito o mándame un correo y platicamos, en vez de tener
0 y 1 donde en cero no hacemos nada y cuando llegamos al mínimo (un 1)
accionamos el sistema, lo que podríamos hacer es usar una formula donde la función
de pérdida de Taguchi sea la probabilidad de que se haga o no una orden de
compra y a su vez podríamos usar un sistema de simulación donde se optimicen
los parámetros para tener lo que se conoce como MULTIOBJETIVOS, es decir mejor
servicio de entrega y menos inventario.
¿Cuánto vale tu inventario,
cuanto tienes que tirar por merma u obsolescencia?
Calculo que al menos puedes bajar
20% usando estos métodos.
Suena caro, depende de cuánto
tengas en anaqueles y si tu competencia ya lo está haciendo mejor ponte aguzado
porque una reducción de costos de esta magnitud, pega no solo en mejores
utilidades sino que puedes extender el beneficio a tus clientes con reducciones
importantes de costos.
Otro punto que quiero agregar a
la ecuación de Mínimos y máximos es el tiempo es decir, cuánto tiempo estuvo el
sistema sin pedir material es decir sin alcanzar el mínimo, aquí caben
diferentes estrategias.
1. Bajar
el máximo de forma automática
2. Mover el mínimo mas abajo ya que de todas
maneras el número de pedidos es mínimo.
Siempre estaremos sujetos a los
pedidos mínimos y económicamente razonables.
Es decir un sistema inteligente
el cual tome en cuenta el tiempo que el inventario esta sin afectar máximos y mínimos
y usar esta información para adecuar los niveles de inventario en el sistema.
Sugiero un sistema en línea que
simule el inventario y su rotación y que también incluya el costo de “VOLAR EL
MATERIAL” Es decir que en caso de emergencia tengamos que poner un pedido
especial y enviar por avión la materia prima, Como todo mis queridos
chiquitines, es cuestión de pesos y centavos, hay que encontrar el balance, que
me cuesta más Tener INVENTARIO vs VOLAR INVENTARO de vez en cuando (Una anécdota
interesante es que una vez una compañía calculo el precio de que uno de sus
camiones se accidentara y perdiera la carga contra pagar los seguros por carga,
y después de la simulación salió que era más caro pagar el seguro y no se
compro).
En el comentario pasado les deje
un video donde se usa una Supercomputadora para mover y acomodar los
inventarios, súper eficiente en cuanto a envío y administración de inventarios.
Por otro lado una empresa que también
lo hace así pero más para satisfacer más rápido la demanda es WALMART, ellos revisan las tendencias de compras de
cada tienda y mediante algoritmos de detección envían más o menos artículos a
las tiendas, por ejemplo si en una tienda se están vendiendo muchos globos, el
sistema se actualiza y envía mas globos de lo normal, es decir aumenta el máximo.
(Un ejemplo interesante es que en catástrofes como tornados, Huracanes etc,
WAMART envía colchones y POPTARTS porque su consumo se eleva muchísimo).
