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Sunday, September 6, 2009

Cuando se Usa 8D y cuando 6 Sigma-DMAIC


Amish Family
Originally uploaded by Mike Cohn

Nos escribe una amiga nueva del grupo cuyo nombre es Carla (Todos saluden a Carla) que nos encontro en Internet y pregunta entre otras cosas acerca del 8D y de cómo se usa; y me vino a la mente una de las preguntas frecuentes que recibo y que se me hace tan obvia que generalmente olvidamos mencionarla; Cuando se usa 8D y cuando se usa DMAIC-6S.


Cuando establezcamos la diferencia se vera que la aplicación de una u otra es clara. Todo proceso tiene variacion, eso es un hecho, todos tenemos una pierna mas corta que otra, todos tenemos diferencias en un lado de la cara con respecto al otro, por eso tenemos LADO para que nos retraten, el cual deseamos que deseamos sea nuestro mejor lado o de perdido el menos peor.Existen 2 clases de causas que provocan la variacion, las llamaremos CAUSAS COMUNES y CAUSAS ESPECIALES.

Vamos a usar un proceso que todos conocemos para explicar las famosas CAUSAS.Usemos el ejemplo del proceso de Manejar tu carro para ir a tu trabajo, imaginemos que el recorrido te toma alrededor de 30 minutos, es decir cualquier cosa entre 20 y 40 minutos; Esta variacion generalmente puede ser explicada por cosas que pasan todos los dias y que estan fuera de tu control; hay 4 semaforos de tu casa a tu trabajo y a veces te tocan todos en verde y aveces solo 1,2 o 3 y otras de plano amaneciste salado y todos te tocaron en rojo y esto hace que llegues mas tarde o mas temprano a tu chamba. Pues bien esas son las causas comunes.
Por otro lado tenemos las CAUSAS ESPECIALES, esas son causas raras y generalmente alteran muchisimo el proceso, por ejemplo tenemos que se te poncho una llanta y llegaste 2 horas tarde, CAUSA ESPECIAL, Se te descompuso la Bateria; 6 horas tarde; (Causa Especial), Estas crudo porque fuiste a una fiesta anoche y se te pasaron las copas y por eso de plano no fuiste a chambear (Esperemos que sea una causa especial).


Para aquellos procesos que quieras mejorar y que el problema sea una Causa Comun, como por ejemplo “TODOS los dias tenemos 100 defectos”,” El transporte se retrasa en promedio 2 dias”, o de plano que quieras mejorar un proceso a un nivel en el cual NUNCA has estado, (Reducir costo de Materias Primas 5%), se utiliza 6 Sigma-DMAIC , en general cuando quieras Mejorar un proceso que se encuentre en el estado de “PINCHE PERO PAREJO”. 6S-DMAIC es una buena opcion.


Ahora hablemos de aquellos procesos que sufren de una CAUSA ESPECIAL (generalmente es una causa puntual y de grandes consecuencias), como por ejemplo, Una queja de cliente, Un accidente, Un hayazgo en una auditoria, Una derrama de aceite o que a la Niña Lupita se la llevo el caporal, en estos casos se utiliza el 8D .La prueba de fuego para saber cuando usar un 8D es sumamente sencilla, si estas en tu oficina, tranquilo y sin molestar a nadie, siendo tu mismo y llegan a mortificarte con un problema y tu primer expresion es ¡EN LA MADRE! (¡AY GUEY! tambien cuenta) entonces el 8D es adecuado.Vamos a explicar brevemente las 8D aunque ya existe la D0 (Es como ponerle un espejito mas a tu Volkwagen y ya tenemos el modelo 2010)


D0-Preparase para el proceso 8D (No estoy jugando, asi de intrascendente es, de hecho estoy diseñando la D menos-1, algo asi como Desayuna sanamente, Come frutas y verduras y Haz ejercicio sanamente, ¿ustedes que opinan?)


D1- Establece un Equipo de trabajo, Obvio, junta raza y piedras para la batalla, se dice que entre 5 y 7 es el numero optimo, yo sugiero, no mas de 5; los comites nunca han funcionado en Mexico; solo los que van a trabajar, y al que le duele por supuesto, al Cliente o al dueño del proceso a quien están mortificando porque no hace bien la chamba.


D2-Definir el problema, hay muchisimas tecnicas y puede ser un tema muy extenso te recomiendo 5W+1H, la tabita conocida como “que si es y que no es”, y la mejor sugerencia, enfoca el problema, que tenga datos numericos de preferencia, ya que por lo general he visto que los Ingenieros, especialemente los mas jovenes, mas que una definicion de problema, escriben una cartita deseo para santa claus mas que una definicion formal de un problema (Falta de amor en la humanidad, WORLD PEACE) , el problema se define , como “Que esta mal con que , como, quien, donde, cuando y cuanto”.

D3-Implementar una accion Interina de Contencion; esta es sin duda la mejor caracteriztica del 8D, es la unica metodologia que te dice, OK, tienes una falla, lo primero que tienes que hacer es detener el sangrado y que no llegue la sangre al rio; Shainin por ejemplo te dice, Habla con las piezas; Tagushi dice, dejalo que sangre, hagamos una lluvia de ideas y 6 sigma de plano no dice nada, ahí dejalo sangrando o a lo mucho te dice, has un SPC de cuanta sangre esta perdiendo el sujeto. La contencion significa que el cliente no se entere que tuviste un problema y de esa forma el problema no llegue a mayores, lo mas importante aquí es PROTEGER AL CLIENTE; las aciones de contencion deben tener 2 caracteristicas; la primera es que dicha accion DEBE DOLERTE, aplicar 100% Inspeccion al material, usar materia prima de mejor calidad y mayor costo, producir a la mitad de la velocidad, revisar los inventarios no solo en proceso sino tambien como producto terminado asi como en distribucion, llegando inclusive a ser necesario recuperar producto que ya tiene el cliente; aunque esta accion debe ser considerada como ULTIMA OPCION, hay veces que de no hacerlo te va mucho peor. Y la segunda caracteristica es que la accion de contencion debe tener una fecha de término, es decir, implementamos la accion hoy y en 2 semanas a partir de hoy la contencion se elimina ya que ya debe haber una acción permanente.

D4-Identificar y Verificar Causas Raíces; De nuevo aquí hay tela de donde cortar para rato, existen cualquier cantidad de técnicas para encontrar la causa raíz, la sugerencia más importante aquí es empieza por lo basiquito, “Lo mas esencial nomas” como diría TINTAN, de la técnica mas fácil a la mas difícil , primero ve y habla con las piezas, ve a ver el problema y siéntate enfrente de la maquina o donde este el problema, Sentido Común, la mayoría de las veces la solución está enfrente de ti y “JUST DO IT”, arréglalo y ya, después podrás empezar con Paretos, Ishikawas, diagramas de Árbol, hasta llegar a todas las TFLs conocidas (Three fucking letters, SPC , DOE, SPC, QFD, JIT, FMEA, DFSS, MAAR, RedX); la habilidad más importante es saber reconocer cuando ya tienes la VERDADERA causa Raíz, y el método para saber si es o no es , es muy simple; si puedes REPRODUCIR la falla a voluntad ya tienes en tus manos la verdadera causa raíz, si pones el tornillo y el problema se arregla y si quitas el tornillo y la falla vuelve, luego entonces, la causa raíz es = EL TORNILLO y ya sabrás sin lugar a dudas cual es la causa raíz verdadera. Ya para concluir esta D3, una de las fallas mas garrafales que he visto en esta D•, es que muchos ingenieros llegan a la vergonzosa conclusión, de que la causa raíz es el OPERADOR; no voy a entrar en detalles pero, NUNCA, el operador debe ser la causa raíz, lo que hay que cambiar es al Ingeniero BABALU que está haciendo el 8D. Las conclusiones de BABALU a continuación son de KINDER, si la causa raíz es el operador, entonces la Acción Correctiva permanente es, 1. Reprender al operador, 2.-Cambiar al operador, y mi favorita ya 3. REENTRENAR) Este es uno de los ABSURDOS más generalizados que me ha tocado ver en la maquila. LA acción correctiva final debe funcionar, A pesar de cualquier operador.


D5: Escoger y Verificar la acción correctiva permanente. Par probar si una acción correctiva permanente es funcional, la prueba de acido es la misma de la causa raíz, si quitas la contención, el problema vuelve y si la instalas de nuevo el problema desaparece. Por favor, Check lists, Reentrenamientos, es decir, acciones administrativas, son una muy POBRE acción de contención. Dale una checada al Triangulo de Rodolfo.


http://estrategiaycomandogerencial.blogspot.com/2008/02/triangulo-de-rodolfo.html


D6: Implementar y validar las acciones correctivas permanentes: Muy Simple, IMPLEMENTALA, yo no sé porque la Ejecución se nos dificulta tanto, SOLO HAZLO.


D7: Prevenir la recurrencia: Aquí tienes que trabajar en varias dimensiones diferentes

1. La mejora o acciones correctivas deben abarcar todos los sistemas afines o semejantes, si una maquina fallo y ya la arreglaste, debemos hacer que todas las maquinas semejantes

2. Establece los controles para que la falla nunca vuelva a suceder a pesar de que no estemos nosotros, hay que documentar que se revise o que se le de mantenimiento o que se audite etc. y lo más fácil es usar los sistemas establecidos, sistema de calidad, sistema de mantenimiento preventivo, Layered audits , Gemba Walks etc

http://estrategiaycomandogerencial.blogspot.com/2008/10/las-4-dimensiones-del-mantenimiento.html


D8: CELEBRAR y Felicitar al equipo: En teoría suena muy bien, en los últimos 10 años he estado involucrado literalmente en cientos de 8D y solo 2 veces he visto que se lleve a cabo la D8. Espero que no sea tu caso, ya que creo que es importante si queremos que el proceso de 8D sea una metodología atractiva para los que directamente participan en la solución de problemas.

Exito

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