Como algunos de ustedes saben doy cursos y asesorías sobre temas de manufactura Esbelta y 6 Sigma, aunque a últimas fechas mi curso mas requerido es el de REDUCCION DE COSTOS, así es que voy a compartir el sistema que yo uso esperando que les sirva y si tienen alguna idea que lo pueda mejorar, se los agradeceré mucho si me la comparten.
El primer paso vamos a llamarlo La LISTA, que es básicamente una lista de cada gasto que hagas. La Lista es una técnica en sí misma, por mas boba que parezca, hace tiempo no incluía este paso en mi método y lo "Dejaba como algo obvio", pero no es así.
La primera vez que la use fue una vez con mi Princesa, en un último (Y desesperado) intento por bajarle a los gastos de la casa, le pedí que me apuntara en una libreta cada gasto que hiciera, no importa que fuera solo por unos chicles en el crucero, quería saber donde estaba cada centavo (Mi idea original era luego de tener la lista hacer un Pareto) Así es que compre una libreta (Incluso pensé en comprar el software de MONEY de Microsoft para control de gastos). A ella le pareció raro, pero sin consecuencias así que accedió a hacerlo lo más fielmente posible.
Pues lo que pasó a continuación fue el más increíble que pudiera pensar, el solo hecho de implementar la LISTA, hizo que los gastos bajaran en casi un 12% con respecto al mes anterior. Pudiéramos alegar "VARIACION ESTADISTICA", pero lo que estaba pasando es que se gastaba TODO el presupuesto disponible SIEMPRE, así que lo que sucedió realmente fue un evento significativo.
Hacía tiempo leí de un artículo de como cambiar hábitos; hábitos como fumar, tomar, comer etc.; y una de las 3 técnicas que nombraban era específicamente, apuntar en una libreta, cada cosa que comías, o cada cigarro que fumabas etc., lo mejor es apuntar también la hora y el día.
Después de mi pequeño experimento me di cuenta que GASTAR es un habito también, tal como comer en exceso o fumar por lo tanto es bueno tratar el gasto excesivo como un vicio y como tal hay que atacarlo.
Por ejemplo teníamos el comedor de la empresa y la raza iba y comía y lo único que tenía que hacer era apuntarse en una hoja de papel, todo estaba muy bien, la bronca es que no coincidida la comida consumida con el número de firmas en la hoja, así que mande instalar un sistema en el cual se tiene que pasar el gafete en un lector, luego se imprime un boletito y se lo entregan al personal de la cocina, y que creen........Mágicamente el consumo en el comedor se TRIPLICO, es decir de 50 comensales un viernes, el lunes con el sistema de gafetes subió a 150 personas por dia, Interesante no creen?
Otro ejemplo simpático me paso con las llamadas telefónicas, yo como muchos otros pagamos unas cuentas INMENSAS por concepto de teléfonos, siendo así que implemente el sistema de CLAVES, es decir que cuando haces una llamada a continuación tienes que teclear tu clave única (Jamás les dije que no llamaran o que llamaran menos) con esto el número de llamadas disminuyo significativamente; pero el verdadero milagro ocurrio y cuando el número de llamadas se fue a pique, fue cuando pusimos una filmina con el Pareto y los números de celular y de larga distancia en la junta de comunicacion mensual a la que va todo el personal de la planta con los numeros a los que más se estaba llamando cuanto nos estaba costando cada numero (Algunas llamadas estaban hechas con el código de las Vegas) , de nuevo, el siguiente mes el numero de celulares y largas distancias disminuyo más de un 70%.
El solo hecho de llevar una lista MINUSIOSAMENTE con los gastos y exponerlo en público te da ahorros.
Dentro de la misma técnica de la lista recomiendo que CUESTIONES cada gasto, yo por ejemplo llamo a los ingenieros que hicieron alguna orden de compra y que quieren que se las autorice y siempre los cuestiono de porque necesitan 1000 hojas de papel cuando fabricamos piezas electrónicas y no libretas. A veces implemento lo que llamo la HORA DE LAS AUTORIZACIONES, cada semana digamos los Lunes a las 3 de la tarde, todo aquel que quiera que le autorice una orden de compra puede ir a mi oficina y formarse en la cola de las autorizaciones y sistemáticamente hago todo lo razonable para no firmar, así la raza sabe que tiene que ir muy bien armado con datos (In God We Trust, Everyone Else Bring Data) y los demás lo ven y así siento un precedente, de esta forma créanme que le bajos a los gastos.
Y ya por ultimo dentro de la misma técnica (Y mi parte favorita) siempre les rechazo la primera vez sus órdenes de compra, yo no sé si lo hago porque me divierte verles las caras de What o porque funciona; Esta mejora la implemente una vez que leí una anécdota (No recuerdo la fuente) creo que de Maximiliano o Carranza; le pide a uno de sus ministros un reporte por escrito y cuando este se lo da, Carranza se lo regresa y le pide que lo mejore, así el ministro lo reescribe y se lo da de nuevo a Carranza, Es así que Carranza se lo devuelve de nuevo y le dice que confía en que lo puede mejorar; y así sucesivamente en varias ocasiones, la ultima vez se acerca el ministro y le dice a Carranza "Señor aquí está el reporte y es lo mejor que puedo hacer" , Carranza lo recibe y le dice, "Siendo así que es lo mejor que puede hacer, ahora si lo voy a leer"
Esta tecnica se basa en que todo mundo puede hacerlo mejor si le damos una segunda oportunidad (y los empujamos un poquito)
Nomas aquí pido prudencia, hay veces que el gasto es real e inminente, así que aguzado con el sentido común; pero por lo general y como regla de dedo, cualquier compra puede tener un mejor costo.
Recapitulando el primer paso de REDUCCION DE COSTOS
1. Elabora la LISTA, con todos y cada uno de los gastos
2. Publica los datos y que todo mundo sepa quién es el más Gastón
3. Cuestiona todas y cada una de las ordenes de compra.
4. Rechaza sistemáticamente las órdenes de compra y pide que las analicen mejor y que te den opciones. (No importa que ni siquiera sepas de qué se trata)
Firma
Ebenezer Scrooge
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1 comment:
Estimado Ebeneezer,
la metodología de La Lista es muy efectiva, el truco es que se está poniendo atención en lo que se está haciendo.
Existen tareas que, por rutinarias, se realizan como típicamente se dice: “Por instrumentos”. No hay una pizca de neurona implicada en la realización de estas tareas, ya que se siguen los procedimientos como si fueran Dogma de Fe, sin cuestionarse e inclusive, sin verse: el mejor lugar para esconder algo es a la vista de todos.
Esta técnica la descubrí hace tiempo, cuando tuve por primera vez una “palmera”, donde se tenía un mini-Money para el control del gasto. Es increíble como se disminuye, tan sólo llevando la cuenta de lo que se gasta (hasta el último chicle)… el nivel de reducción fácilmente supera el 10%.
El no utilizar La Lista, es como jugar un partido de Basket-Ball sin la canasta, así de increíble y real.
Una dinámica que me gusta hacer con mis ingenieros (sobre todo cuando son nuevos conmigo) es encerrarme en la oficina para jugar a la canasta.
1) Se coloca el cesto de la basura en el centro de la habitación.
2) Se hacen bolas de papel y se empiezan a lanzar, simulando que se está jugando basket-ball.
3) Después de practicar un poco, se comienza a jugar, llevando la puntuación.
4) Después de jugar unos 2 ó 3e partidos, se retira la canasta.
5) Ya sin la canasta, se tiran las bolas hacia el centro de la habitación (obviamente, ya no se puede llevar la puntuación).
Es interesante como al principio las bolas de papel caen donde estaba la canasta, pero conforme se avanza en los lanzamientos, la variabilidad se incrementa hasta llegar a una estabilidad en el nivel de la dispersión, muy alejado del alcanzado cuando la canasta estaba en su lugar.
De la misma manera se relajan los sistemas cuando no se les pone atención, donde la variabilidad aumenta… no al infinito, pero si a un nivel de confort para el sistema… para todo sistema, el estado de confort es indeseable.
Además de la técnica de La Lista, la técnica que utilizo posteriormente es El Embudo.
A diferencia de La Lista, donde el objetivo es poner atención en lo que se hace, en El Embudo, se “destaza” el gasto haciendo una explosión de éste. Posteriormente, se ubican los “peces gordos” para atacarlos en forma sistemática, seleccionando las mejores armas posibles. La premisa de NO utilizar una “bazooka” para matar un ratón sigue siendo vigente, es parte de la Reducción de Costos.
Siempre existirán “peces” fáciles de atrapar (aún cuando sean de poco beneficio), los cuales se deben atrapar al instante, es parte de la Disciplina que se pretende mantener (o imponer) al obviar en su implementación.
En El Embudo se pone énfasis en las acciones más productivas, quitando los distractores que puedan desviar o nublar el enfoque. El Embudo es una técnica continua, porque los sistemas cambian de un día para otro, por lo que la jerarquización realizada hoy puede cambiar para el día de mañana… lo importante es no quitar el dedo del renglón en la MINIMIZACIÓN de los gastos indispensables y la ERRADICACIÓN de los gastos superfluos… sorprendentemente, la Creatividad sigue siendo el arma fundamental para el Ingeniero.
Saludos.
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